Når en ansatt stjeler –
kan hele årsresultatet stå på spill

Et underslag på 130.000 kroner høres kanskje ikke dramatisk ut sammenlignet med millionbeløpene vi ofte leser om i næringslivet. Men for en enkelt butikk kan virkeligheten være en helt annen.

Denne uken omtalte Fædrelandsvennen en sak fra Sørlandssenteret der en tidligere butikkmedarbeider er dømt for grovt underslag etter å ha fått utbetalt 132.882 kroner fra arbeidsgiveren sin. Ifølge dommen skjedde dette gjennom rundt 70 falske returer over en periode på omtrent ett år.

For en butikk kan et slikt underslag utgjøre forskjellen mellom et godt og et dårlig år.

Retail opererer ofte med relativt små resultatmarginer. Når penger eller varer forsvinner gjennom underslag, er dette penger som i praksis tas direkte fra resultatet. I ytterste konsekvens kan større eller langvarige underslag være forskjellen mellom lønnsom drift og røde tall.

Og det økonomiske tapet er bare en del av regnestykket.

Når tilliten blir misbrukt

Interne tyverier og underslag er annerledes enn ordinært butikktyveri. En ekstern butikktyv kjenner normalt ikke virksomhetens systemer fra innsiden. En ansatt kan derimot kjenne rutinene, kassasystemet, kontrollmekanismene og svakhetene.

Det er nettopp derfor interne saker kan utvikle seg over tid.

En handling kan bli til flere. Beløpene kan øke. Metoden kan utvikles. Og dersom virksomheten ikke har systemer som fanger opp avvik eller uvanlige mønstre, kan det gå lang tid før noen oppdager hva som skjer.

I den aktuelle saken skal det ha blitt gjennomført rundt 70 falske returer. Det er kanskje det mest interessante tallet for virksomheter å merke seg.

Ikke bare de 132.882 kronene som forsvant, men at handlingene kunne gjentas så mange ganger.

Hvordan oppdager vi mønsteret tidligere?

Det er et spørsmål langt flere virksomheter burde stille seg.

Mistanke om underslag – hva gjør du?

Når mistanken først oppstår, er det lett å ønske å handle raskt. Men dette er også tidspunktet hvor det er viktig å arbeide strukturert.

Hva har faktisk skjedd? Hvor lenge kan det ha pågått? Finnes det flere hendelser? Hvilke transaksjoner, logger, videoopptak eller andre opplysninger kan dokumentere forholdet? Er andre involvert? Og hvordan skal saken håndteres overfor den ansatte?

En dårlig håndtert internsak kan bli vanskelig både arbeidsrettslig og strafferettslig.

Derfor bør målet være å etablere fakta før man trekker konklusjoner.

Dersom saken ender med politianmeldelse, er kvaliteten på dokumentasjonen virksomheten kan overlevere også viktig. En ryddig kronologi, dokumenterte transaksjoner, relevante logger og annen tilgjengelig dokumentasjon gjør saken enklere å forstå og etterforske.

Det betyr ikke at virksomheten skal gjøre politiets jobb. Men virksomheten bør gjøre sin egen jobb godt.

Det billigste er fortsatt å forebygge

Gjennom snart 30 år med kontroll- og sikkerhetsarbeid har Better Business arbeidet med både forebygging, avdekking og håndtering av interne misligheter.

Og en erfaring går igjen:

Det er nesten alltid billigere å forebygge enn å rydde opp etterpå.

God internkontroll handler heller ikke om å mistenkeliggjøre ansatte. Tvert imot. Gode kontrollrutiner beskytter både virksomheten og de mange ærlige medarbeiderne som hver eneste dag forvalter arbeidsgiverens penger, varer og tillit.

Det handler blant annet om å redusere unødvendige muligheter, etablere gode kontrollmekanismer, analysere avvik, følge opp risikoområder og sørge for at ansatte vet hvilke forventninger og rutiner som gjelder.

Tillit er bra. Kontroll er nødvendig.

For tillit til medarbeiderne og gode kontrollrutiner er ikke motsetninger. De beste virksomhetene klarer begge deler.

Når noe ikke stemmer

Noen ganger oppstår likevel mistanken.

Kanskje regnskapet ikke stemmer. Returene øker. Varer forsvinner. Kontantdifferansene blir uforklarlige. Eller noen oppdager et mønster som ikke burde være der.

Da kan det være avgjørende å få inn mennesker som vet hva de skal se etter og hvordan saken bør håndteres.

Better Business bistår virksomheter med å forebygge, avdekke og utrede interne misligheter og underslag. Vi kan bidra med blant annet analyse, kontroll, dokumentasjon og undersøkelser – og hjelpe virksomheten med å etablere et best mulig faktagrunnlag for den videre håndteringen.

Men aller helst ønsker vi å komme inn før pengene forsvinner.

For 130.000 kroner brukt på å dekke et underslag gir ingen verdi tilbake til virksomheten.

Investeringer i gode rutiner, kontroll og forebygging kan gjøre det.